3. Virtuaaliyhteisön ylläpito = ylläpitäjät, yhteisömanageri

Innovaatioleirillä ryhmässä 1. kerättyjä vastauksia:

- 2-3 on minimi ylläpitäjien määrä
- ylläpitäjän tehtävät ja vastuut, tiedonkulu keskenään
- somekanavat: Messenger, omat FB-ryhmät
- vastataan pikaisesti, kun viesti saapuu, asiantuntija vastaa, vastuut on jaettu
- ken ehtii/kerii ensin, niin vastaa ensin
- pienissä ryhmissä toimii ehkä ilman ylläpitoa
- esimerkkinä Maaseutuohjelman viestintäverkosto https://www.facebook.com/groups/15253...

Facebook-ryhmästä kommentti:

Olen ammatiltani sosiaalisen median kouluttaja sekä yhteisömanageri eli teen ylläpitotöitä päivittäin.

Eniten teen ylläpitoa Facebookissa, jossa minulla on tällä hetkellä ryhmiä ylläpidossa 30. Ylläpidettävissä ryhmissäni on jäseniä 3-1896.
Facebook-sivuja on 24, joissa olen ylläpitäjänä.

Ylläpitotyötä tekevä henkilö on yhteisömanageri, jonka englanninkielinen termi on Community Manager. Ylläpitäjä (yhteisömanageri) toimii sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän parissa. Sisäisesti tulee sopia yhteisestä pelisäännöistä ja tehdä ulkoista viestintää sovittujen pelisääntöjen mukaisesti. Lisäksi jokainen organisaation jäsen viestii työntekijälähettiläänä verkossa. Ylläpitäjä voi opastaa organisaation jäseniä viestinnässä.

Facebook-sivun ylläpito järjestölle/yhteisölle vaatii mm. seuraavia asioita:
- perusosaaminen Facebook-toiminnoista
- säännöllistä ja osallistavaa sisällöntuotantoa
- vastata Facebook-sivulle tulleisiin kommenteihin
- vastata Facebook-sivulle tulleisiin yksityisviesteihin
- luoda tapahtumista tapahtumasivuja
- jakaa sisältöjä Facebook-sivulta eteenpäin sekä
- kannustaa ja innostaa väkeä osallistumaan Facebook-sivun sisältöjen tykkäämiseen, kommentointiin ja jakamiseen.

Ylläpitoon liittyy myös seuraavia asioita:
- vähintään kaksi ylläpitäjää jokaisella some-kanavalla.
- yhteinen työskentelytila ylläpitoasioille, kuten salainen Facebook-ryhmä (virtuaalinen kahvihuone, konehuone, kanslia).
- yhteiset sisäiset työskentelysäännöt.
- jokaiselle some-kanavalle julkiset somesäännöt sekä kuvaukset kuntoon.
- moderointi, häiriköiden hoitaminen, ennakoivat toimenpiteet haastavissa tilanteissa sekä tarvittaessa kriisiviestintä ovat osa ylläpitäjien työtä.
- muista ja huomioi tekijänoikeudet, lojaliteettivelvollisuus, luottamuksellisuus, yksityisyydensuoja, Suomen lait sekä jokaisen some-kanavan omat käyttäjäehdot!

Käytän omissa ylläpitämissäni ryhmissä ylläpitäjille omaa konehuonetta eli salaista Facebook-ryhmää. Yllämainittujen hyvien käytäntöjen lisäksi on hyvä tehdä ryhmän tiedostoihin mm. sisällysluettelo ja tietopankki.

Vinkkejä ylläpitoon voi saada mm. Facebook-ryhmistä Järjestöt ja sosiaalinen media: https://facebook.com/groups/100322200... sekä Yhteisömanagerit https://www.facebook.com/groups/cmadf....

Lisätietoa näistä lähteistä:

1) Haastattelustani vuonna 2014 tehty Nettikätilöstä yhteisömanageriksi -artikkeli https://viestijat.fi/nettikatilosta-y...

2) Yhteisömanageri somessa -blogikirjoitukseni http://oppimassa.kinda.fi/2016/05/yht...

3) blogikirjoitukseni yhteisömanageroinnista https://kinda.fi/tags/yhteisomanageri/

4) Ylen haastattelu vuonna 2012 Nettikätilö auttaa uusia someilijoita syntymään https://areena.yle.fi/1-1711394

Facebook-ryhmästä kommentti:
Olen parissa työhön liittyvässä FB-ryhmässä ylläpitäjänä. Ongelma onkin se, että emme ehkä ole sopineet, mikä on koko ryhmän rooli ja ylläpitäjien rooli. Ryhmät ovat jääneet passiivisiksi - keskustelua ja jakamista ei ole syntynyt. Ehkä ryhmät ovat jossain määrin kuitenkin toimineet tiedonvälityksen kanavana.

Facebook-ryhmästä kommentti:

Olen muutamassa Facebook-ryhmässä ylläpitäjänä yksinäni, koska on rajattu n. 40 hengen ryhmä. Niissä ei oikeastaan ole ylläpitäjä-hommia, koska jäsenet kategorisesti kieltäytyvät käyttämästä kansioita yms. Kaikki kirjoittavat vaan putkeen viestejään ja linkittävät aineistoja. Järjestelmättömyys aiheuttaa sen, että ryhmästä ei haullakaan löydä mitään, ja viestit painuvat pohjalle kadoksiin tosi nopeasti jos pari tyyppiä yltyy käymään keskustelua. Mutta koska sopii muille, annan olla.

Sen sijaan ne isommat ryhmät joissa olen osa isompaa ylläpitäjäjoukkoa, toimivat aika hyvin. Juoksevat asiat (uudet jäsenet, roskapostin poistot, kyselyt) hoitaa se joka kulloinkin ehtii. Merkittävimmistä linjauksista on käyty ylläpitäjien mesekeskustelut ja päätetty mitä sääntöihin asti kirjataan. Mitä vähemmän sääntöjä, sitä vähemmän on ollut vääntöä ns. sääntövääntäjien kanssa.